Intelligenza Artificiale Generativa nel Facility Management: Sfide e Opportunità

L’Intelligenza Artificiale Generativa nel Facility Management può essere utilizzata per:

• Assistere gli operatori umani nello “smistamento” e nella pianificazione degli interventi;
• Migliorare l’efficienza degli interventi attraverso l’ottimizzazione della loro pianificazione, e generando/fornendo report di dettaglio che facilitino le operazioni da parte dei tecnici;
• Condividere e aumentare la conoscenza dei tecnici sul campo, che possono così interagire con un Assistente AI evoluto per la risoluzione dei problemi.

Premessa e Sfide del Settore

Quali sono oggi le sfide che deve affrontare il settore del Facility Management?

Smistamento e Pianificazione

L’attività degli operatori addetti allo “smistamento” e alla pianificazione degli interventi dei tecnici risente:

• Innanzitutto, dell’ingente volume di ticket quotidiani (per alcune aziende, anche centinaia al giorno);
• Ma anche dello stress dovuto alla necessità di dover essere continuamente reperibili (principalmente a causa della natura imprevedibile degli interventi di manutenzione straordinaria).

Le conseguenze dirette di tali inefficienze operative risultano nella:

• Forte dipendenza delle aziende nei confronti di quei dipendenti che svolgono la mansione di “smistamento” e pianificazione;
• Difficoltà nel trovare, formare e trattenere in azienda il personale che svolge questo tipo di mansione;
• Necessità di integrare l’AI nel processo con l’obiettivo di automatizzare e alleviare il carico di lavoro degli addetti all’attività di “smistamento” e pianificazione.

Efficienza Operativa

Oggi le attività di “smistamento” e pianificazione sono svolte da operatori umani, e risentono, pertanto, di limiti ed inefficienze. Ad esempio, un operatore umano, purtroppo, non è in grado di identificare, senza sforzi ed in modo accurato, qual è la pianificazione ottimale degli interventi dati vincoli e requisiti da soddisfare.

Inoltre, essendo gli operatori umani già occupati dallo svolgimento delle normali attività, non hanno il tempo materiale per concentrarsi anche sulle azioni di miglioramento del processo di gestione degli interventi tecnici. A tal proposito, ad esempio, sarebbe particolarmente utile dotare ogni tecnico di un report dettagliato che riassuma il problema, le possibili soluzioni, ed elenchi sin da subito l’attrezzatura e le parti di ricambio necessarie sul luogo dell’intervento. Questo permetterebbe ai tecnici di essere più preparati prima di svolgere l’attività, ed evitare “uscite a vuoto” dovute alla mancanza di informazioni rilevanti ai fini dell’intervento.

Conoscenza Tecnica

Oggi la durata, la qualità e l’efficienza degli interventi sono strettamente connessi al know-how dei tecnici, che, sempre più spesso, rimane solo nella loro “testa” e non viene reso condivisibile all’interno dell’azienda. Al tal proposito, l’IA Generativa può “ingerire” tutti i manuali d’uso, gli interventi passati, le schede tecniche, le note, e molto altro, ed evolvere in un Assistente AI di supporto a tecnici ed operatori, i quali possono utilizzarlo per identificare rapidamente la soluzione ad uno o più problemi.

L’introduzione dell’Intelligenza Artificiale nel Facility Management mira proprio a risolvere tali sfide, automatizzando e allevianod il carico di lavoro del personale in azienda.

Le Opportunità della Generative AI

Ecco alcuni esempi di come l’Intelligenza Artificiale Generativa nel Facility Management può trasformare il modo in cui oggi vengono eseguite le attività si “smistamento” e pianificazione.

Analisi dei Ticket e Identificazione del Problema

• Automazione Intelligente: All’arrivo di un nuovo ticket, un Assistente AI può analizzare il testo fornito dal cliente. Utilizzando tecniche di elaborazione del linguaggio naturale, in particolare, l’AI “comprende” la natura del problema segnalato, eliminando i tempi di attesa per la valutazione iniziale e riducendo il rischio di errori umani.
• Categorizzazione Dinamica: Ogni ticket può essere automaticamente classificato secondo un set di macrocategorie predefinite, basate sulla natura del problema (es. quelli storicamente più rilevanti). Questo permette una rapida identificazione delle aree di intervento e una migliore allocazione delle risorse tecniche.

Valutazione dell’Urgenza dell’Intervento

• Classificazione basata su Priorità: L’AI può valutare l’urgenza di ogni ticket, assegnandogli una priorità (es. verde per bassa, giallo per media, rosso per alta). Questa valutazione considera diversi fattori, inclusi il tipo di guasto e l’importanza dell’area interessata, assicurando una gestione mirata delle risorse.

Pianificazione Ottimizzata degli Interventi

• Assegnazione Strategica: In base all’analisi del problema e alla priorità assegnata, l’AI può selezionare il tecnico o il team di tecnici più adatti da un pool predeterminato, considerando esperienza specifica e posizione geografica relativa al luogo dell’intervento.
• Programmazione Intelligente: Utilizzando le disponibilità a calendario dei tecnici, inoltre, l’AI può suggerire un programma di intervento ottimale (es. date di intervento con associazione del tecnico), massimizzando l’efficienza operativa e minimizzando i tempi di inattività.

Generazione di Report di Intervento Dettagliati

• Smart Reporting: Per ogni intervento pianificato, l’AI può elaborare un report dettagliato che riassume il problema, le possibili soluzioni, e l’elenco dell’attrezzatura e delle parti di ricambio necessarie. Questi report si presentano come delle guide step-by-step e possono essere inviati ai tecnici prima dell’intervento, assicurando che siano meglio preparati e riducendo le probabilità di “uscite a vuoto”.

Condivisione della Conoscenza

• Assistente AI dedicato: L’AI può fungere da hub centrale per la condivisione delle conoscenze, “assimilando” manuali d’uso, schede tecniche, note e registrazioni di interventi passati. In questo modo, tramite un’agevole interfaccia conversazionale (anche Whatsapp o Telegram), può fornire assistenza in tempo reale ai tecnici sul campo, suggerendo soluzioni basate sull’enorme database di conoscenza accumulata.

Vantaggi e Benefici Attesi

L’integrazione dell’IA Generativa nel Facility Management può trasforare non solo la gestione delle attività di “smistamento” e pianificazione, ma anche l’ambiente di lavoro del personale addetto a questa cruciale attività. I benefici attesi comprendono:

• Riduzione dei Tempi di Attesa: L’adozione dell’AI per l’analisi automatica e la categorizzazione dei ticket permette una significativa riduzione dei tempi di risposta. Questo non migliora solo la soddisfazione e la fedeltà dei clienti ma eleva anche la reputazione complessiva del servizio offerto dall’azienda, creando un circolo virtuoso di efficienza e qualità.
• Ottimizzazione delle Risorse: Grazie alla pianificazione intelligente e all’assegnazione mirata dei ticket, l’AI garantisce che ogni intervento sia affidato al tecnico più qualificato e disponibile. Questo approccio non solo minimizza gli sprechi di tempo e le inefficienze legate agli spostamenti ma contribuisce anche a una gestione più equilibrata del carico di lavoro, riducendo i costi operativi.
• Miglioramento della Qualità dell’Intervento: Equipaggiando i tecnici con tutte le informazioni e le risorse necessarie prima di ogni intervento, l’AI assicura un alto livello di preparazione. Questo non solo aumenta la probabilità di risolvere il problema al primo tentativo ma riduce anche la frequenza di visite non risolutive, ottimizzando ulteriormente l’efficienza operativa.
• Riduzione dello Stress del Personale: Uno dei benefici più significativi dell’AI è sicuramente la sua capacità di alleviare la pressione sul personale addetto allo smistamento e alla pianificazione. Automatizzando parti del processo che tradizionalmente richiedono un’attenzione costante e decisioni rapide sotto stress, come la valutazione dell’urgenza dei ticket e la loro assegnazione, l’AI consente al personale di concentrarsi su compiti più strategici e meno frenetici. Questo non solo migliora il benessere e la soddisfazione lavorativa ma contribuisce anche a ridurre il turnover e i relativi costi di formazione e assunzione.

Conclusioni

Per concludere, l’Intelligenza Artificiale Generativa nel Facility Management funge non solo da ottimizzatore delle operations, ma rappresenta anche un investimento nel capitale umano delle aziende. Attraverso l’implementazione di questa tecnologia avanzata, le aziende di faiclity management non solo aspirano a una gestione più efficiente e meno costosa dei ticket ma si impegnano anche a creare un ambiente di lavoro più sostenibile e meno stressante per i suoi dipendenti, rafforzando la propria posizione come leader innovativi nel settore.

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